In samenwerking met het Centrum voor Informatie Technologie hebben we verschillende RPA-oplossingen ontwikkeld. Door repetitieve taken te automatiseren, besparen medewerkers niet alleen waardevolle tijd, maar stijgt ook de kwaliteit van de dienstverlening. Bovendien kan procesautomatisering worden gecombineerd met AI, waardoor zelfs complexe processen geautomatiseerd kunnen worden.
De RUG, een van de oudste universiteiten van Nederland, zet zich in voor innovatie, duurzaamheid en maatschappelijke impact. Samen met Patrick Strik van het Centrum voor Informatie Technologie hebben we geavanceerde automatiseringsoplossingen ontwikkeld die foutgevoelige processen stroomlijnen en medewerkers optimaal ondersteunen in hun dagelijkse werk.
Terugkerende administratieve processen
Binnen de RUG worden dagelijks grote hoeveelheden administratieve taken uitgevoerd. Veel van deze werkzaamheden zijn repetitief en tijdsintensief. Met Robotic Process Automation (RPA) kunnen deze handmatige en terugkerende werkzaamheden efficiënter worden uitgevoerd. Dit verhoogt de productiviteit, vermindert de werkdruk en zorgt bovendien voor een hogere nauwkeurigheid.
Automatisering van het aanvraagproces van studenten
Een van de processen die we hebben geautomatiseerd, is de verwerking van aanvraagformulieren van studenten. Voorheen was dit een tijdrovende taak: aanvragen kwamen binnen in een Excel-bestand, waarbij elke regel een student vertegenwoordigde.
“In piekperiodes ontvangt de afdeling Studenten Informatie & Administratie meerdere keren per week een Excel-bestand met daarin meer dan 100 regels.”
— Patrick Strik
Medewerkers moeten deze gegevens handmatig invoeren in twee verschillende applicaties en bijbehorende documenten uploaden.
Jaarlijks worden 2.000 aanvragen verwerkt, waarbij elke aanvraag gemiddeld een kwartier in beslag nam. Dat betekende meer dan 25 uur per Excel-bestand en in totaal 500 uur per jaar. Dankzij de implementatie van RPA is dit proces nu grotendeels geautomatiseerd.
Meer controle en betere kwaliteit
Dankzij procesautomatisering verloopt het aanvraagproces niet alleen sneller, maar ook met minder fouten. Medewerkers hebben nu meer tijd om de input vooraf te controleren, waardoor typefouten van studenten sneller worden opgemerkt. Dit is cruciaal, want een kleine fout kan grote gevolgen hebben, zoals miscommunicatie met studenten en extra werk voor medewerkers. In het ergste geval ontvangt een student onjuiste informatie, wat kan leiden tot vertraging, datalekken en frustratie voor alle betrokkenen.
“Een foutje maken is menselijk, maar heeft wel gelijk een doorwerking in het proces. Verder kunnen we een goede output garanderen mits de input goed is; garbage in, garbage out.”
Naast de kwaliteitsverbetering heeft de automatisering ook de rol van medewerkers veranderd. In plaats van repetitief invoerwerk ligt de focus nu op inhoudelijke controle en kwaliteitsbewaking.
“En de werkzaamheden van deze collega’s blijven bestaan, maar schuiven naar een meer controlerende aard. Er wordt dus nu meer controle uitgevoerd in plaats van de invoer van de gegevens. Het maakt het werk een stuk uitdagender.”
— Patrick Strik
Lokaal samenwerken aan innovatie
Wat dit project bijzonder maakt, is dat de samenwerking volledig regionaal is. Dit werd ook benadrukt door Patrick dat het ‘gewoon in Groningen kan’. We kijken terug op een fijne samenwerking met de RUG. Bovendien kijken we ernaar uit om niet alleen alle acht RPA-robots te voltooien, maar ook de samenwerking verder voort te zetten. Daarmee verbeteren we niet alleen de efficiëntie, maar dragen we ook bij aan een hogere werktevredenheid van medewerkers.