Als gevolg van het toegenomen thuiswerken, ziet Kwaliteitsmanager Thomas Hoekstra een flinke uitdaging ontstaan in het verwerken van de vele orders. Waar ze eerder slechts één order voor honderd bureaustoelen ontvingen van één kantoor, ontvangen ze nu meerdere orders van diverse thuisadressen. Maar dan ziet Thomas een LinkedIn-bericht dat hem aan het denken zet…
Een arbeidsintensieve klus
‘Bedrijven kunnen bij ons hun eigen webshop inrichten’, vertelt Thomas enthousiast. ‘Samen met de HR- of facilitair manager bepalen we het assortiment, waarna medewerkers zelf hun gezonde werkplek op de webshop bestellen. Er staan inmiddels zo’n 50 webshops live. Per dag komen hier tientallen bestellingen op binnen.
Als een webshop live gaat, zorgt dit altijd voor een piekbelasting. Onlangs kwamen er in een paar uur tijd meer dan 80 bestellingen binnen. Het verwerken van orders bestaat steeds uit dezelfde handelingen, een arbeidsintensieve klus. Maar toen zag ik in april 2021 een LinkedIn-bericht van Nexler voorbijkomen. Er stond: ‘Heb jij ook werkzaamheden die constant terugkomen? Wij hebben de oplossing.’ Ik dacht meteen: hier kunnen wij wel eens baat bij hebben.’
Twee administratieve systemen
Gert-Jan Mellema van Nexler is inmiddels een vertrouwd gezicht bij Health2Work. ‘Werk moet leuk en uitdagend zijn,’ vertelt Gert-Jan. ‘Wij helpen graag bij het verbeteren van processen door saaie handmatige werkzaamheden te automatiseren met onze bots.
Health2Work werkt met Exact Online en PerfectView, twee administratieve systemen met overlap. PerfectView beheert klantgegevens, terwijl Exact Online zich richt op boekhouding en bestellingen. Bestellingen gaan van PerfectView naar Exact Online en terug na verwerking.
Een voorbeeld is het printen van pakbonnen. Wij hebben een bot ontwikkeld die bestellingen uit de wachtrij in PerfectView verwerkt in Exact Online en de status terugstuurt naar PerfectView.’
“RPA zorgt er in de eerste plaats voor dat onze medewerkers leuker werk kunnen doen. En bespaart ons daarnaast ook nog eens meer dan 1.000 uur per jaar”
– Kwaliteitsmanager Thomas Hoekstra, Heath2Work
‘We noemen hem Rob’
Na een geslaagde implementatie lopen er nu acht bots voor taken zoals het aanmaken van verkooporders, het controleren van goederenleveringen en het versturen van orderbevestigingen. Daarnaast is nog een aantal bots in ontwikkeling. ‘We zijn erg tevreden over onze nieuwe virtuele medewerker,’ zegt Thomas. ‘We noemen hem Rob. Op kantoor hoor je regelmatig uitspraken als ‘Ja, dat heeft Rob al geprint’ of ‘Rob is daar nu mee bezig.’ Zijn snelheid stelt ons ook in staat om leveringen eerder in te passen in de route. Rob bespaart ons ongeveer 1000 uur per jaar, wat resulteert in een besparing van ruim 35.000 euro.’
Thomas stelt gerust: ‘Niemand verliest zijn baan door de komst van Rob. De tijd die we winnen besteden we aan onze klantrelaties. Het stelt ons in staat om te groeien in omzet en productiviteit zonder uitbreiding van personeel.’
Razendsnel en efficiënt
Op een platform kunnen Thomas en zijn collega’s het werk van de bots monitoren en handmatig handelingen starten of stoppen. Gert-Jan wijst naar het scherm. ‘Hier zie je Rob inloggen op de binnengekomen bestellingen. Hij leest de klantgegevens en maakt een verkooporder aan in het boekhoudprogramma. Na een controle stuurt hij de order door naar de planning voor levering.’
Thomas voegt eraan toe: ‘Als het product op voorraad is, nemen we binnen een werkdag contact op met de klant. Als het niet op voorraad is, stuurt Rob automatisch een mail en houdt hij de klant op de hoogte van de leverdatum. Ideaal!’
“De tijd die we winnen besteden we aan onze klantrelaties. Het stelt ons in staat om te groeien in omzet en productiviteit zonder uitbreiding van personeel.”
– Kwaliteitsmanager Thomas Hoekstra, Heath2Work
Een extra stukje professionaliteit
‘Het enige wat Rob nodig heeft is een internetverbinding’, zegt Thomas. ‘Hij werkt zonder mokken dag en nacht en zelfs in het weekend door, waardoor alles netjes klaarligt aan het begin van een nieuwe werkdag. We zijn erg tevreden over Rob, maar ook over de samenwerking met Nexler. Eventuele problemen lost het team van Nexler altijd onmiddellijk op.’
Gert-Jan voegt hieraan toe: ‘Een bot kan enige tijd nodig hebben om optimaal te functioneren. Er zijn altijd onverwachte uitzonderingen en veranderingen. Maar na verloop van tijd functioneert de digitale medewerker stabiel en zijn er minder aanpassingen nodig.’
Thomas besluit: ‘Bij onze klanten benadrukken we tegenwoordig dat de bestellingen worden verwerkt door onze efficiënte, nauwkeurige en altijd beschikbare virtuele medewerker. Dit geeft onze dienstverlening een extra stukje professionaliteit.